「差戻し」を減らしたい方必見！4つの工夫事例...

「差戻し」を減らしたい方必見！4つの工夫事例をご紹介

「楽楽精算」の導入をご検討いただいた理由の１つとして、
「申請書類の差戻し業務を減らしたい！」という課題を多くお伺いします。

「楽楽精算」の導入を機に、差戻し業務は減少してきましたでしょうか。

本記事では、お客様からお伺いした、差戻しを減らすための工夫を
申請者向け・承認者向けでそれぞれご紹介します！
経理部永遠の課題である「差戻し」をすこしでも減らすヒントになれば幸いです。

　最終承認が完了しているデータは「取下げ」「差戻し」ができません。
　最終承認が完了しているデータに関しては、管理者が修正するか（詳しくはこちら）、
　「否認処理」を行い、申請者にて再提出してください。

差戻しを減らす工夫

▶申請ルールを活用する

最も活用されているのが、「申請ルール」で制御する事例です。

初期設定時に「申請ルール」を設定している場合でも、
運用開始後に目立つミスがあることがわかってきたタイミングで
「申請ルール」の追加をご検討いただくケースがございます。

「申請ルール」に関する内容については、下記ページをご確認ください。

■関連ページ
・申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例
・領収書の添付漏れとオサラバ！エラー設定で差戻しの手間をなくそう！
・この経路って最安値…？交通費も「申請ルール」で簡単にチェック！

▶申請画面の項目にポップアップを出す（申請者向け）

申請画面の明細の中に、操作の手順などのポップアップを出すことができます。

対象の項目にマウスポインタをかざした際に表示され、
申請者が戸惑いやすい項目について、簡単な説明を記載することが可能です。

■手順

「管理」タブ >「項目設定」をクリック
表示させたい「申請種別」の「項目設定」をクリック
「説明」に表示させたい内容を記載
「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

■ポップアップに気付いてもらう工夫
また、マウスポインタをかざした際に説明が表示されることを申請者に気付いてもらうために、
項目の「表示名」に「★」などの記号を付ける運用をされているケースもございました。

あわせてキャプチャのように、申請画面のコメント欄に説明が表示される旨を
記載しているという工夫もお伺いしました！

　申請者の方が、社内での問い合わせ先を知らないことが多く、申請不備に繋がっている…
　という場合には、「チャットディーラー for 楽楽精算」というオプションがおすすめです。
　「楽楽精算」ログイン後のすべてのタブにチャットボットを表示させる仕様となっております。
　
　「チャットディーラー for 楽楽精算」に関するお問い合わせは、
　「楽楽精算サクセスナビ」の「お問い合わせ」メニューよりお問い合わせください。
　　（質問内容を選択してください。 > オプション機能 > チャットディーラー for 楽楽精算）

差戻しがあった際に、修正ポイントを分かりやすくする工夫

次に、差戻しが発生してしまった場合でも、
・差戻しと修正のやり取りの回数を減らす
・次回以降の申請～承認をする際に、気を付けるべき間違えやすいポイントを把握してもらう
ために工夫できることをご紹介します。

▶通知メールを活用する（申請者向け）

取下げや差戻しがされた際に、「通知メール」はご活用いただいておりますでしょうか。
実は、通知メールは文面を変更することが可能です。

通知メールの設定が初期設定のままになっている場合は、
申請者・承認者の方が見やすいようにカスタマイズすることをおすすめしております。

詳しくは下記ページをご確認ください。
・通知メールの文面変更手順
・通知メール設定

▶差戻し時のコメントを活用する（承認者向け）

差戻し時のコメントはご活用いただいておりますでしょうか。
すでに活用されている場合でも、
記載するコメントのルールを決め、浸透させることをおすすめします。
また、記載したコメントは「通知メール設定」の「承認履歴」にも表示されますので、
あわせてご活用ください。

承認時や経理処理時に申請内容を修正する設定を有効にしている場合は、
申請内容を修正する際のコメント入力を必須にする設定もおすすめです。
※「権限マスタ」より、「承認時の申請内容の修正」にチェックを入れている場合

■手順

「管理」タブ >「システム設定」をクリック
「申請データ修正時のコメント入力」の「必須」を選択
「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

　承認者のコメントを確認する方法については、
　承認者が伝票上でコメントを残した場合、申請者が確認する方法を知りたいをご確認ください。

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