請求書処理支援オプションの初期設定
目次
概要
- 「請求書処理支援オプション」を利用するための初期設定について説明します。
- 「請求書処理支援オプション AI-OCRのみ」
「請求書処理支援オプション AI-OCR+オペレータ確認あり」ともに設定内容は同じです。
- 受領した請求書のアップロード作業の工数削減や、請求書に特化したAI-OCRによる高精度な
読取により手入力削減が可能になり、請求書の取込から支払処理まで一貫して行うことが
できるオプションです。
「楽楽請求」のリリースに伴い、2024年6月28日にて
「請求書処理支援オプション」の新規販売は終了いたしました。
また2026年3月末を以てサービス提供を終了いたします。
詳細は「「請求書処理支援オプション」サービス提供終了のご案内」をご覧ください。
参考資料
初期設定の流れなどを記載したPDFマニュアルをご用意しております。
以下よりご確認、ダウンロードいただけます。
-
「invox for 楽楽精算」スタートガイド（PDF）
申請手順など、初期設定完了後の運用手順は以下をご確認ください。 - 請求書処理支援オプション 運用手順
事前準備
- 初期設定前に、必ず、請求書処理支援オプション よくある質問 をご確認ください。
- 初期設定前に、運用開始までのスケジュールを立てましょう。
初期設定の手順
以下の流れで初期設定を行います。
|
「楽楽精算」の設定 1.各種マスタの登録 2.「支払依頼」の利用準備 「invox for 楽楽精算」の設定 3.マスタの連携 連携方法1：マスタのAPI連携 連携方法2：マスタのCSV取込 4.初回ログイン 5.仕訳辞書の設定 6.運用テスト 7.利用者全員のマスタ登録 |
「楽楽精算」の設定
▶1.各種マスタの登録
「社員マスタ」「部門マスタ」「内訳マスタ」「支払先マスタ」の登録が必要です。
※すでに登録済みの場合は新たな登録は不要です。
なお「請求書処理支援オプション」で口座引き落し（口座振替）の処理も可能です。
処理をする場合は、口座振替の支払先に対しても「支払先マスタ」で口座番号などの口座情報の
入力が必要です。
設定方法、処理方法は以下をご確認ください。
▶2.「支払依頼」の利用準備
「支払依頼」画面を利用するための設定が必要です。詳細は支払依頼の利用手順をご確認ください。
※すでに「支払依頼」を利用している場合は設定は不要です。
上記1.2.の設定が完了したら、「楽楽精算」の設定は完了です。
次は「invox for 楽楽精算」の設定を行います。
「invox for 楽楽精算」の設定
「invox for 楽楽精算」の設定を進める際は、
「invox for 楽楽精算」スタートガイド（PDF）をあわせてご確認ください。
「楽楽精算」1アカウントに対し、連携させることができる「invox for 楽楽精算」アカウントは
1アカウントのみです。仮に2つ目のアカウントを接続した場合、接続した時点で、１つ目に接続
したアカウントのトークンは無効になります。
▶3.マスタの連携
「invox for 楽楽精算」と「楽楽精算」のマスタを連携します。
連携方法は以下の2つです。どちらかの方法でマスタ連携を行ってください。
なお、API連携での連携上限件数は▶連携できるマスタの推奨値と上限値をご確認ください。
- 連携方法1：マスタのAPI連携（※）
-
連携方法2：マスタのCSV取込
※「invox for 楽楽精算」の機能でAPI連携が可能です。「API連携オプション」のご契約は不要です。
「SSLクライアント認証オプション」を併用されている場合
「SSLクライアント認証オプション」を利用している場合は、連携手順が異なります。
「請求書処理支援オプション」と「SSLクライアント認証オプション」を併用する場合の
初期設定方法が知りたい をご確認の上、初期設定をお願いいたします。
※▶4.初回ログイン（主要スタッフ）以降は併用していない場合と同様の手順です。
▶連携方法1：API連携
「invox for 楽楽精算」と「楽楽精算」をAPI連携し、各種マスタの連携を実施します。
※API連携では、各マスタの一部だけ取り込むことはできません。
マスタデータのAPI連携によるマスタの一括削除はできません。
invoxに登録したマスタを削除したい場合は、「invox for 楽楽精算」にログインしていただき、
各マスタの画面から削除を行ってください。
- 「invox for 楽楽精算」にログイン
- 「設定」 > 「サービス」 > 「楽楽精算API設定」の「設定」をクリック
- 「ドメイン」「アカウント」に「楽楽精算」URLを入力
詳細は、以下をご参考ください。
|
「ドメイン」 …「楽楽精算」URLの「rs●●●.rakurakuseisan.jp」の部分を入力 「アカウント」…「楽楽精算」URLの末尾「a」を「s」に変更した文字列を入力 【例】「楽楽精算」URL ⇒ https://rs●●●.rakurakuseisan.jp/△△△△a/ ドメイン ⇒ rs●●●.rakurakuseisan.jp アカウント ⇒ △△△△s ※末尾「a」を「s」に変更 |
4.「接続」をクリック
「楽楽精算」のログイン画面が表示されます。
5.「楽楽精算」にログイン
「invox for 楽楽精算」の「楽楽精算API設定」画面が表示されます。
※「楽楽精算」の「社員マスタ」「部門マスタ」「内訳マスタ」「支払先マスタ」の権限が
付与されているユーザーでログインする必要があります。
「admin」では連携できません。
6.「マスタデータ連携」をクリック
7.「連携するデータを選択してください」で「支払先」「部門」「内訳」にチェック
「invox for 楽楽精算」に新規に追加された「社員」（スタッフ）には、
設定したメールアドレス宛に「パスワードを設定してください」という内容のメールが
自動送信されます。
そのため、「社員」（「社員マスタ」）もAPIでマスタデータ連携が可能ですが、
初期設定時点では全社員のマスタ連携はせずに、必要な社員の情報のみを手入力もしくはCSV取込
で登録いただくことをおすすめします。
※API連携でマスタデータ連携をした場合は、全員がスタッフ登録されるため、
全社員に一斉にメールが配信されます。
もし初期設定時点で「社員マスタ」もAPIでマスタデータ連携する場合は、
事前に社員にメールが届く旨を周知をしておくなどの対応をご検討ください。
8.「次へ」をクリック
9.「インポート実行」をクリック
10.連携した「支払先」「部門」「内訳」が「invox for 楽楽精算」に反映されていれば完了です。
≪完了≫
※「支払先マスタ」の「マスタデータ連携」にて以下のエラーメッセージが表示された場合は
お手数をおかけしますが、お問い合わせフォームよりお問い合わせください。
| 【エラーメッセージ】 「インポート処理でエラーが発生しました。 以下のメッセージをご確認ください。（100件まで表示されます。） [A銀行]銀行コード（XXXX）に一致する銀行は存在しません。 [A銀行]銀行コード（YYYY）、支店コード（ZZZ）に一致する支店は存在しません。」 |
▶連携方法2：CSV取込
以下のマスタ情報のCSV取込を行います。
- 仕入先
- 部門
- 勘定科目
- スタッフ（社員情報）
- CSV取込の方法は、invoxヘルプセンター > マスタのインポート方法をご確認ください。
- CSV取込によるマスタの一括削除はできません。
「invox for 楽楽精算」にログインしていただき、各マスタの画面から削除を行ってください。
■「仕入先」
「invox for 楽楽精算」の「請求データ」に「仕入先」と「仕入先口座」を登録します。
CSV取込用テンプレートをダウンロードの上、「invox for 楽楽精算」でCSV取込をします。
取り込むデータは、「仕入先 > 標準形式」ならびに「仕入先口座」ご確認ください。
※「仕入先」のCSVをインポート後、「仕入先口座」をインポートしてください。
■「部門」
「invox for 楽楽精算」の「請求データ」に「部門」を登録します。
CSV取込用テンプレートをダウンロードの上、「invox for 楽楽精算」でCSV取込をします。
取り込むデータは、「部門 > 標準形式」をご確認ください。
■「勘定科目」
「invox for 楽楽精算」の「請求データ」に「内訳」を登録します。
CSV取込用テンプレートをダウンロードの上、「invox for 楽楽精算」でCSV取込をします。
取り込むデータは「勘定科目 > 標準形式」をご確認ください。
※「invox for 楽楽精算」の画面上では以下のように呼称が異なります。
「invox for 楽楽精算」の「勘定科目」＝「楽楽精算」の「内訳マスタ」と読み替えください。
・「設定」 の「インポート」 … 「勘定科目」と表示されます。
・ 「請求書」 の「請求データ」 … 「内訳」と表示されます。
■「スタッフ」（社員情報）
「invox for 楽楽精算」に、まずは初期設定で必要なスタッフ（社員情報）のみを登録します。
CSV取込用テンプレートをダウンロードの上、「invox for 楽楽精算」にCSV取込をします。
取り込むデータは、「スタッフ > 標準形式」をご確認ください。
※「invox for 楽楽精算」上でスタッフに「部門」を設定することで、
各スタッフの 「invox for 楽楽精算」上の「データの参照範囲」を絞ることができます。
【例】「所属部門のデータ」を選択し、自部門のデータのみを参照させることができます。
- 新規に追加されたスタッフには、「設定したメールアドレスにパスワードを設定してください。
という内容のメールが自動送信されます。
そのため、初期設定時点では全社員のマスタ連携はせずに、
必要な社員の情報のみを手入力もしくはCSV登録いただくことをおすすめします。
もし初期設定時点で「社員マスタ」も連携する場合は、
事前に社員にメールが届く旨を周知をしておくなど、対応をご検討ください。
※全社員をスタッフを登録した場合は、全社員に一斉にメールが配信されます。
- 請求書を連携するには「楽楽精算」の「社員コード」と「invox for 楽楽精算」の
「スタッフ」の「コード」が一致していることが条件となります。
必ず双方に同一コードを登録ください。
▶4.初回ログイン（主要スタッフ）
API連携／CSV取込／手動登録した社員は、スタッフ登録されたメールアドレス宛に、
「invox for 楽楽精算」からパスワード設定メールが送られます。
スタッフはパスワードを設定し「invox for 楽楽精算」にログインします。
▶5.仕訳辞書の設定
取引先の名称や請求書に記載されている品番・品名・商品名を元に
請求書がデータ化された際の「内訳」「負担部門」「摘要」「金額」「源泉対象」（源泉計算あり／なし）を自動表示できる機能です。
事前登録された請求書を「invox for 楽楽精算」にアップロードすると、
「内訳」「負担部門」「摘要」「金額」「源泉対象」が自動的に表示されるため、
毎月決まった品番・品名・商品名の請求書が届く場合に便利な設定です。
※毎月発生しない品番・品名・商品名でも、予め「仕訳辞書」に登録しておくことで、
自動表示が可能です。
【例】毎月定期的には発生しないが、年1回のみ取引が発生する品番など。
詳細は以下をご確認ください。
▶6.運用の事前テスト
本番運用開始前にテストを行う場合は、以下の点にご注意ください。
- 本番運用開始前でもアップロードと連携はできますが、課金対象件数にカウントされます。
【例】同月内で、テストデータの連携＋本番データの連携をすると、
合算された枚数が課金対象件数となります。
- テストデータとして連携した請求書データは、以下の扱いとなります。
・「invox for 楽楽精算」→ 削除や対象外にすることはできません。
・「楽楽精算」 → 未申請の請求書データ ：削除できます
申請済みの請求書データ：伝票の否認処理後、削除できます。（※）
※「支払確定（支払先）」が完了されて
いる場合は削除できません。
請求書データの削除方法の詳細は、以下をご確認ください。
▶7.利用者全員のマスタ登録
1.～6.までが完了し、運用開始できる状態になったら、未登録のスタッフ（「社員マスタ」）を連携・登録しましょう。
登録方法は、▶3.マスタの連携をご確認ください。
登録後は、スタッフ登録されたメールアドレス宛に、
「invox for 楽楽精算」からパスワード設定メールが自動送信されます。
任意設定
▶部門やプロジェクト別に請求書のアップロードの入り口を分ける
部門やプロジェクト別に請求書のアップロードの入り口を分けることができます。
入り口を分けることにより、請求書に記載されていない部門やプロジェクトやデータ化方法などの
情報を請求データに付与できます。
また、スタッフの権限と合わせて設定することにより、スタッフごとに表示されるアップロード口を限定することもできます。
詳細は以下をご確認ください。
▶メールからの自動アップロード／専用ページからのアップロード
指定のアドレス宛に請求書を添付したメールを送信することで自動的に「invox for 楽楽精算」に
アップロードしたり、貴社専用ページから請求書をアップロードできます。
これにより、社員が請求書をアップロードする手間を削減したり、
取引先が貴社専用ページに直接請求書をアップロードすることも可能です。
詳細は以下をご確認ください。
▶権限の設定
スタッフごとに「invox for 楽楽精算」側での「権限」を設定できます。
「社員マスタ」をAPI連携した場合、初回は「invox for 楽楽精算」の「スタッフマスタ」の
「データの参照範囲」>「権限」には一律でデフォルト値が登録されます。
デフォルト値となる権限は、
invox側で用意されている権限パターン「アップロード担当」に相当する権限範囲です。
権限の確認方法・変更方法はを以下をご確認ください。
管理者が 「invox for 楽楽精算」側 で上記の設定を変更した後、再度マスタデータのAPI連携を
行った場合は、「invox for 楽楽精算」で変更した内容が保持されます。
▶「invox for 楽楽精算」上でのワークフロー（承認フロー）の設定
「invox for 楽楽精算」で請求書を確定（「楽楽精算」へ連携）するにあたり、
「invox for 楽楽精算」上でワークフロー（承認フロー）を設定することも可能です。
これにより複数名で確認・承認をしてから、「楽楽精算」へ連携することができます。
詳細、設定方法は以下をご確認ください。
-
スタートガイド ワークフロー編
※「invox for 楽楽精算」の「ワークフロー」は、「楽楽精算」上での「承認フロー」にあたります。
以上で「請求書処理支援オプション」を利用するための初期設定は完了です。
具体的な請求書のアップロード方法や、申請の手順は以下のマニュアルをご確認ください。
お問い合わせ先
- 「invox for 楽楽精算」の機能に関する内容
- 「楽楽精算」の機能に関する内容
いずれの内容においてもサクセスナビの「お問い合わせ」メニューよりお問い合わせください。
（記事ID：1096）
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