Step3：運用開始に向けて

Step3の概要

Step1、2を終えたら設定面はほぼ準備完了です。
本Stepでは「楽楽精算」の各種設定と電子帳簿保存法との関係上注意すべき点や
運用開始後の注意点、社内展開の準備など、実際に運用開始するまでに
知っておいていただきたい内容についてご案内いたします。

　本Stepの所要期間目安：1週間～1か月ほどを想定
　※社内説明会を実施する場合の資料や事前に想定されるQA集のご準備、
　　関係部署との調整が発生する、といった場合にはある程度のお時間がかかると想定されます。　

運用テスト

実際に「楽楽精算」に領収書／請求書をアップロードし、申請から承認までの
テストを行いましょう。

「電子帳簿保存法オプション」の操作イメージは以下の動画でパソコン版／スマートフォンアプリ
ともにご紹介しておりますのでぜひご確認ください。

　テストでアップロードした領収書／請求書のデータを削除することが可能です。
　必要に応じて、運用を開始する前にテスト用のデータを削除しましょう。　
　削除する方法は「データ全削除」をご確認ください。

　※運用開始後はこの「データ全削除」を行わないようご注意ください。

電子帳簿保存法対応をする上での「楽楽精算」の設定における
注意点

ここでは「楽楽精算」の各種設定と電子帳簿保存法との関係上注意すべき点をご案内します。
すでに設定しているマスタや設定内容についても再度確認いただくことをおすすめします。

▶社員マスタ・承認フロー関連（入力者／電磁的記録の保存を行う者と監督者）

電帳法の保存要件では運用にて「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を
確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。
※電子取引においては「入力を行う者」を「電磁的記録の保存を行う者」と読み替えてください。
<出典：国税庁HP 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号>
「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いです。

「入力を行う者」／「電磁的記録の保存を行う者」＝「申請者」（※）
「監督する者」　＝「承認者」

※「領収書/請求書」を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報
　を入力するまでを想定。

そのため、上記のどちらも不明になるような運用の場合、保存要件を満たすことができない可能性が
ありますので、ご注意ください。

【例】「〇〇営業所」「△△部門」のような個人を特定できない形で社員マスタを登録する場合等、
　　　申請者が特定できない場合は、監督する者（=承認者）が特定できるような承認フローを
　　　ご検討ください。

　令和6年1月1日以降に保存されるデータについては上記の要件が不要となります。

　なお、令和4年1月1日から令和5年12月31日までに取り扱われるものは、上記の要件に
　したがって保存する必要がありますのでご注意ください。　

▶仕訳データ出力の設定（帳簿書類間の関連性の確保について）

電子帳簿保存法「スキャナ保存」の保存要件では、帳簿書類間の関連性の確保（※）が
求められています。
※電子取引にのみ対応される場合は本項目はスキップしてください。
※帳簿（会計ソフト）から、スキャンされた領収書／請求書データをたどることができる状態。

そのため、仕訳データ出力時に「伝票No.」を出力する等のご対応が必要です。
例として「管理」タブ > 「仕訳データ出力の設定」で「摘要」に「伝票No.」を出力する設定が
あります。かつ、帳簿（会計システム等）側にて上記の情報が検索できる必要があります。

■仕訳データ集計について
　仕訳データを集計する場合、集計条件によっては「摘要」や「伝票No.」も集計されてしまい、
　スキャンされたデータと帳簿との関連性を持たせられなくなってしまう可能性があります。

　集計条件に「伝票No.」も設定し、集計した場合でも摘要の「伝票No.」に影響が出ないようにする
　対応や、集計は行わない、等もご検討ください。
　なお、仕訳データを集計する方法については仕訳を集計して出力する手順をご覧ください。

　✅以下を確認しましょう

帳簿（会計ソフト）の仕訳がどの領収書／請求書のものかを遡ることができる状態か
　また領収書／請求書から、その仕訳にたどり着けるようになっているか
仕訳データの「集計」にはご注意ください。関連性を持たせるために出力した情報まで
　集計していないか、どのような集計条件を設定しているか、確認しましょう。

運用開始後の注意点

ここまでの内容について対応が完了すれば、準備は万全です！
今一度、Step1でご案内してしている「電子帳簿保存法対応のためのチェックリスト」を用いて、
必要な準備が漏れなく完了できているか確認しておくと安心です。

さて、ここでは電帳法に対応するにあたり、運用開始後にご注意いただきたい点をご案内します。

運用開始後のマスタ削除・修正における注意点
運用開始後の「データ全削除」機能の利用

▶運用開始後のマスタ削除・修正における注意点

「楽楽精算」ではマスタ上のレコード（選択肢）を削除すると、各種精算および支払依頼で
すでに精算済みの申請画面・帳票レイアウトから名称が削除される仕様となっています。

削除の挙動はマスタによって異なりますが、例えば「交通機関マスタ」および「内訳マスタ」の
マスタを削除すると伝票上から交通機関名や内訳名がブランクになります。

また、マスタ上のレコード（選択肢）の修正を行った際は、現在設定されている最新の設定内容が
過去伝票にも反映される仕様です。
そのため、修正・削除の対応によっては過去伝票を印刷した際などに用途などを
確認できなくなりますので、ご注意ください。

注意点の詳細はマスタ削除および修正時の注意点についてをご確認ください。　　　　

▶運用開始後の「データ全削除」機能の利用

「楽楽精算」の機能に「データ全削除」があります。
運用開始後はこの「データ全削除」を行わないようご注意ください。
「データ全削除」 > 「電子帳簿保存法」 > 「領収書/請求書」を実行すると、
それまでアップロードしていた領収書／請求書のデータが全て削除され、
検索することも復旧することもできません。

その他、領収書／請求書のデータ以外にも、領収書/請求書を紐づけていた「申請データ」を
削除すると領収書／請求書データを紐づけていた伝票の内容が確認できなくなってしまいます。
そのため、運用開始後は基本的に「データ全削除」は行わないようご認識ください。　

社内展開の準備

社内展開の準備を進めましょう。

経費精算、領収書・請求書の扱いに関するマニュアルの用意
想定されるQ＆Aの用意
各部への説明会の実施有無を検討
電帳法対応に関する相談があった際の社内の問い合わせ先を周知する
等

以下より説明会開催時にご活用いただける資料のひな形をダウンロードいただけます。
▶電子帳簿保存法対応社内説明会資料　マニュアルひな形

　　経理以外の方には「電子帳簿保存法」は馴染みがない場合もあります。
　　
　　「電子帳簿保存法」ということはあまり触れず、
　　単に経費精算のルール、として【電子データは印刷せず、「楽楽精算」にアップロードする
　　だけでいいですよ】ということや【「取引日」や「取引先名」「金額」「事業者登録番号」は
　　必ず正しく登録して欲しい】などのみをお伝えする方法も考えられます。
　　自社の運用に合わせて、どう社内に発信していくかをご検討ください。　　　

　　また、「楽楽精算」の「申請ルールの設定」や申請画面の「コメント欄」を活用して、
　　システムで制御・補助できる部分がないかもあわせて検討してみましょう。　

参考：スマートフォンブラウザ版／アプリでの電子帳簿保存法対応

スマートフォンブラウザ版の「楽楽精算」、スマートフォン「楽楽精算」アプリからも
領収書のアップロードならびに申請、承認等が行えます。
なお、スマートフォンブラウザ版／アプリでの登録の際は、以下の前提があります。

スマートフォンブラウザ版／アプリご利用時の前提

スマートフォンからは受領者本人のみ領収書をアップロードできます。
　（代理アップロードは行えません。）
原本の大きさがA4サイズを超える場合は、スマートフォンで撮影・アップロードできません。
　パソコンから登録してください。
　※スキャナ保存の保存要件上、A4サイズを超える場合は大きさ情報が必要になるため
　　スマートフォンからは登録できません。
　※電子取引データの場合は原本のサイズ問わずアップロードできます。

その他、スマートフォンからのご利用詳細は別途マニュアルをご用意しておりますので、
スマートフォンからご利用される場合はぜひご確認ください。

番外編：よくある質問集の活用

電子帳簿保存法に関する、よくある質問が以下のページにカテゴリごとにまとまっています。
運用開始後に「こういうときはどうしたらいいんだろう？」「エラーが出て困った…」
というときなど、まずはこの質問集でお困りの内容がないかご確認ください。

電子帳簿保存法関連よくある質問一覧

「楽楽精算」における電子帳簿保存法の対応準備（Step1～3）は以上となります。
対応準備に際してのご質問やお困りごとがございましたら、「お問い合わせフォーム」よりお気軽にお問い合わせください！

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電子帳簿保存法