営業太郎さんのラクラク出張日記 ～申請者も便利！「楽楽精算」活用術～
「楽楽精算」には申請者にも便利な機能がたくさんあります。
今回は営業太郎さんの出張を例に、「楽楽精算」がどのように活用できるかを見ていきましょう！
営業太郎さんの出張日記
「出張精算」までの流れ
6月1日（木） 6月6日（火） 6月7日（水） 7月3日（月） 7月4日（火）
6月1日（木） 「出張伺書」を申請
7月3日（月）から、遠方の取引先へ2日間の営業出張をすることになった。
社内規定では、まずは「楽楽精算」上で「出張伺書」の申請・承認が必要だ。
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POINT 「出張伺書」は「ワークフローオプション」を利用。「楽楽精算」で精算以外の申請も完結！ |
6月6日（火） 「出張申請」を申請
「出張伺書」の承認が完了した。宿泊先の予約も済ませて「出張申請」をしよう。パソコンと
WiFiルーターを持参したいため、ワークフローで「備品持ち出し申請書」も申請しておこう。
POINT
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6月7日（水） ICカード連携のために事前設定
「出張申請」と「経費申請」の承認が完了した。
当日は電車移動になるので、ICカード履歴を「楽楽精算」に読み取れるように、
事前にICリーダーアプリのダウンロードと、初期設定を完了させておこう！
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POINT 「ICカードオプション」を利用することで、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを専用アプリにかざすだけで、利用日や経路、運賃といった交通費精算に必要な履歴データを自動で取込できます！ 取り込んだICカードの履歴データはそのまま申請に使用できます。 |
7月3日（月） 出張初日
出張初日の流れ
出張初日。新幹線の乗車券と特急券を購入。領収書は忘れずに受け取る。
社内規定で利用明細も必要なため忘れずにもらっておく。
そのまま、新幹線と電車を乗り継いで取引先に訪問。
商談では資料やサンプル品を使いながら案内し、先方も興味を持ってくれたようだ！
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夜、宿泊先にチェックイン。
忘れないうちに今日の交通費としてICカード履歴データと、発生した領収書を、
「楽楽精算」のスマートフォンアプリで取り込んでおこう。
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POINT 「電子帳簿保存法オプション」はスマートフォンでも対応！ スキャナーの無い外出先でもスマートフォンからすぐに取込◎ 「T番号」もAI-OCRで自動で読取をして、インボイス制度への対応もOK！ |
7月4日（火） 出張2日目 「出張報告書」
出張2日目の流れ
出張2日目。宿泊先をチェックアウト。宿泊費は従業員立替のため領収書を受け取る。
そのまま取引先へ訪問。本町駅で昼食を食べてから東京に帰ろう！
新幹線の移動時間で、「楽楽精算」のスマートフォンアプリから宿泊費と昼食代の領収書を
読み取っておく。
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東京に戻ったらそのまま取引先へ。商談が終わったら今日の予定は終了！
家に帰ってノートパソコンから、今日中に出張報告と出張精算を済ませよう。
弊社では「出張精算」は「出張報告書」も兼ねているため、
「出張申請」を紐づけしたら出張報告を記載し、新幹線の利用明細や商談時の提案資料を添付する。
当日の移動内容は、ICカード履歴を使って明細をラクラク作成！
最後に新幹線・宿泊・昼食の領収書を明細に添付して申請！
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POINT 「ファイル添付オプション」ではPDFやExcel、jpg画像など様々なデータを添付できます。 |
これで今回の出張の報告＆出張精算は完了！
出張お疲れ様でした！
このように「楽楽精算」をフル活用することで、申請者自身が手動で交通費を記入したり、
経費精算書を印刷して押印を待つ手間が省けます。
経理担当者だけではなく申請者も楽になることで、
貴社の経費精算業務がよりスムーズになりますと幸いです。
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