仕訳の設定をはじめる前に よくあるご質問・回答
目次
概要
本マニュアルは「楽楽精算」の初期設定を完了後、運用開始をした後に、
仕訳を設定することを検討されているお客様に向けたマニュアルです。
運用開始後に仕訳の設定や、会計ソフトとの連携を行う場合に、
よくご相談いただく事項や不安要素と、その回答をまとめています。
会計ソフトに連携するメリット
会計ソフト連携（仕訳連携）することで、工数削減につながります。
弊社「楽楽精算」経理部では、これまで伝票チェックと連携作業で33時間かかっていました。
「楽楽精算」導入後は、8時間に抑えられ、作業工数が1/4に抑えることができました。
仕訳活用事例
| ■A社 製造業 社員数4,000名 従来のシステムでは支払依頼の画面で少し複雑な仕訳（資産勘定など）を入力していたため、ミスや訂正がありました。仕訳出力の設定でユーザー側は費用項目を選択すれば借方・貸方共に正しい仕訳が会計ソフトに連携されるようになり、ミスが減りました。 ■B社 海運業 社員数150名 申請科目と仕訳項目が紐づくので、費用項目のエクセルデータを作成する必要が無くなり、経理の作業も削減されました。1回の精算に1.5時間かかっていたものが、1/3の0.5時間になり、作業時間を大幅に軽減することができました。 |
よくあるご相談
▶設定にどれくらいの時間がかかりますか？
目安時間は以下図の通りです。
※会社規模やご利用機能の範囲・運用により異なります。あくまで目安としてご覧ください。
▶仕訳の仕組みがわかりません
仕訳のデータは、申請時に伝票に入力された情報やその情報に紐づくマスタの情報から、
自動的に作成されます。
詳細は、仕訳データ作成の仕組みをご確認ください。
上記マニュアルでは、以下の内容をまとめています。
・「楽楽精算」で作成する仕訳の借方／貸方の科目を設定するメニュー画面
・仕訳データを作成する流れ
※未払金を利用する／利用しないそれぞれの場合を記載しています
▶設定のサポートはしてもらえますか？
お問い合わせフォームより、機能や操作に関するご質問／ご相談を受け付けております。
フォームは、本サイトの「お問い合わせ」メニューにございます。
なお、お問い合わせへのスムーズなご回答・ご提案をさせていただくにあたり、
以下のような情報を含めてお問い合わせいただけますと幸いです。
-
お困りごとが発生している画面や「楽楽精算」上に出ているエラー画面のキャプチャ画像
文章でのご説明が難しい場合や「楽楽精算」上にエラーメッセージが表示されている場合は、
その画面キャプチャを問い合わせフォームに添付してください。
※会計ソフト上で出ているエラーメッセージについては会計ソフト側にお問い合わせください。
- お困りごとの具体的な内容
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【例】 ・「〇行目〇列に△△」という情報を出力したい ・借方／貸方それぞれを〇〇という状態にしたい ・仕訳の設定を進めたいが、「仕訳の基本設定」の画面で仮払金の勘定科目に何を 設定すればよいかわからず困っている。 ・仕訳データを出力する際の画面でエラー表示が出ているが、原因がわからず困っている。 エラーメッセージは「○○○」 ・「○○の設定手順」のマニュアルを見たが、△△の部分を自社の運用ではどのように 設定すべきかわからない。自社では○○な運用を行いたい。 |
▶仕訳を出力して、会計ソフトに連携する頻度はどれくらいがよいでしょうか？
月平均1～2回が一般的です。
ただし、経費精算の発生頻度や、現金支払いの有無や頻度、会社ごとの運用ルールによって、
会計ソフトへの頻度は異なります。
あくまで参考値として、自社の運用にあった頻度でご対応いただけます。
■月1回
以下に該当する場合に、よくある運用頻度です。
・従業員立替の頻度が少ない
・立替金額が大きくないなどの場合
■月2回
以下に該当する場合に、よくある運用頻度です。
・月末月初締めの場合 （5日・25日に会計ソフトへ連携 など）
・給与合算される場合
・給与以外は2週間ごとに振込をしている場合
■月2回以上
・「楽楽精算」で請求書を処理しており、請求書が届く頻度が高い場合
・従業員数が少なく、都度振込や支払対応をしている場合
■その他
現金対応の場合は申請者が慣れるまで月に数回、慣れてきたら月1回にするなど
ご調整いただきながら会計ソフト連携をされています。
▶仕訳データを「楽楽精算」から会計ソフトに自動連携できますか？
有料オプションをご契約いただくことで、自動連携が可能です。
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API連携オプション
スケジュール設定を行うことで、「楽楽精算」から仕訳データを自動出力できるオプションです。
APIを利用して各種自動連携を実現するためには、お客様側でAPI連携用のプログラムを
ご用意いただく必要がございます。
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楽楽コネクタオプション
「API連携オプション」とあわせて使用し、独自のプログラムを書かずに、
「楽楽精算」から自動出力した仕訳データファイルを、会計ソフトや端末内の指定フォルダへ配置
するオプションです。
お客様にてAPI連携用のプログラムのご用意が難しい場合は、
弊社経由でパートナー企業様をご紹介させていただくことも可能です。
ご希望の際は、提携パートナーサービスのご紹介フォーム よりお問い合わせください。
▶既に承認している伝票内容への影響はありますか？
仕訳を新たに設定することで、承認済みの伝票の内容が変わることはありません。
ただし、現状で伝票上にない項目情報を仕訳データに含めたい場合には、
内容によって過去の伝票にも項目が追加表示されるなど、過去伝票も影響範囲に含まれる設定変更が発生する可能性がございます。
不安な場合は、事前にサポートへご相談ください。
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【過去伝票への影響例】 現在、領収書／請求書の取引先名は伝票上に表示させていないが、仕訳データには含めたいため、新たに伝票上に「取引先名」項目を追加する。 →既に承認済みの過去の伝票にも、空白の状態の「取引先名」項目が表示されます。 （承認当時は「取引先名」項目は非表示状態で何も入力されていないため） |
▶設定中は「楽楽精算」の運用を停止する必要がありますか？
必ず停止する必要はありません。
「楽楽精算」のご運用を継続しながら仕訳の設定や、会計ソフトへの連携を進めることができます。
もし、設定中に伝票が申請されるのがご不安な場合は、「排他ロック」機能をご活用ください。
特定の部門を除いて「楽楽精算」にログインできないように制御できます。
▶承認済／経理処理済の伝票の仕訳も作成して、会計ソフト連携ができますか？
既に承認や経理処理が完了した伝票でも、仕訳データを作成しCSVで出力、会計ソフトへ連携できます。
※一部、ご希望通りの仕訳データを出力できない可能性がございます。
その際は、仕訳データ出力後にCSV上で必要な情報のみ手入力いただきますようお願いします。
▶仕訳データとして出力できる項目にはなにがありますか？
仕訳データとして出力できる項目については、こちらをご参照ください。
設定手順へ
具体的な設定方法は、仕訳の設定手順 をご覧いただきながら、ご設定ください。
上記よくある質問で解消されない不安や疑問は、お気軽にサポートまでお問い合わせください。
（記事ID：1095）
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