予算管理オプションの初期設定

概要

「予算管理オプション」（有料）のお申込が必要です。
「伝票データ」を元に、あらかじめ設定しておいた予算と、
　経費の使用実績を集計できる機能です。（予算を設定しなければ実績のみ集計します。）
部門別、プロジェクト別に予算を設定し、実績との集計を行えます。
　また社員別の実績の集計も行えます。（予算の設定はできません。）

実績の集計結果をもとに申請制限を設けることができます。

イメージ図

■予算設定

■予算設定チェックのルール設定

「予算管理オプション」は以下の2つの設定を進めていただくことを推奨します。
設定は通常1～2日程度で完了します。

１　予算設定　　　　　　　　：予算データを登録します。
２　予算チェックのルール設定：予算超過時のルールを設定します。

　予算設定および予算チェックのルール設定は、本オプションの必須設定ではありません。
　実績のみを集計・確認したい場合は、上記の設定を行わずにそのままご利用いただけます。
　実績のみ集計・確認したい場合の運用手順はこちらをご確認ください。

利用時の注意事項

実績には最終承認が完了した伝票の金額が反映されます。
　承認前の伝票は実績として反映されないため、承認後に予算オーバーする可能性があります。
振替伝票は警告あるいはエラーをチェックする機能の対象外です。

設定手順

▶1.予算設定

■設定手順
1.「管理」タブ >「予算設定」をクリックします。
2.予算を設定したい年度の「部門別」または「プロジェクト別」の「編集」をクリックします。

3.予算を設定する期間を設定します。前年度、翌年度と重複した期間の設定はできません。

4.科目別、金額の設定をします。
　科目別：予算をどの単位で設定するかを選択します
　金額　：税抜き／税込みを選択します

5.「テンプレートダウンロード」からテンプレートCSVをダウンロードし、
　予算データを入力し、CSVで保存します。

6.5で作成したCSVファイルを「ファイルを選択」から選択し、「次へ」をクリックします。

　プレビュー画面で内容に問題がないかを確認し、「取込開始」をクリックします。
　※ファイルの文字コードはMS932を指定してください。

≪完了≫

取込が完了すると以下のように設定状況の箇所に「設定済み」と表示されます。

　「予算設定」をすると「期間」と「科目別」の設定が変更ができなくなります。
　変更したい場合は、一度予算を「クリア」してから、再度予算設定時に選択してください。
　 ※「管理」タブ >「予算設定」左側のチェックボックスにチェックを入れて、
　　左下の「選択した年度の予算設定をクリア」をクリックします。

▶2.予算設定チェックのルール設定

■設定手順
1.「管理」タブ > 「予算チェックのルール設定」をクリックします。
2.「新規登録」をクリックします。
3.以下の項目を設定します。

・ルール名
　任意のルール名を入力します。

・違反条件
　単月、累計、年度ごとに条件を指定できます。
　「部門」または「プロジェクト」の実績値に対しての超過判定の割合も設定が可能です。

・補足条件
　「条件の追加」をクリックし、補足条件を設定できます。
　※勘定科目を補足条件にするには、勘定科目ごとの予算設定が必要です。（補助科目も同様）

・違反時の判定
　以下、どちらを反映させるかを選択します。
　エラー：ルール違反が解消されない限り申請はできません。
　警告　：警告メッセージが表示されますが、そのまま申請できます。

・違反時のメッセージ
　ルール違反があった場合に申請者に表示させるメッセージ内容を入力します。
　入力した内容は「メッセージのプレビュー」にて確認ができます。

4.入力が完了したら画面左下の「確定」をクリックします。

≪完了≫

設定が完了すると以下のように予算チェックのルール設定一覧に表示されます。