定期区間の設定手順
目次
概要
- 「定期区間マスタ」にて各社員の定期区間を予め登録することで、申請時に「乗換案内」を
利用した際に、定期区間の料金が自動控除されます。 - 定期区間の登録は「管理者が設定する」方法と「申請者が設定する」方法があります。
- 登録した定期区間に有効期間を指定でき、転居などによる定期区間の変更も事前に行えます。
- バス区間を含む定期区間は自動控除の保証対象外です。
- 「ICカードオプション」（有料）を利用した場合、「定期区間マスタ」に登録された情報を
利用した控除は起こりません。
※ICカードに定期情報が登録されている場合は、ICカード上で控除が起こります。
管理者が設定する方法
- 管理者が申請者の定期区間を設定することができます。
- CSVでの登録はできません。一件ずつ登録が必要です。
▶設定手順
1.「管理」タブ >「定期区間マスタ」をクリック
定期区間を登録したい社員の「編集」をクリック
2.「区間」に定期区間を入力して「乗換案内」をクリック
※期間の設定をする場合は「期間」を入力。
終了日を設定しない場合はその定期区間で控除され続けます。
3.利用する経路を選択
<決定>ボタンをクリック
4.「定期区間マスタ【編集】」の <確定>ボタンをクリック
≪完了≫
新しい定期区間を登録する場合は、古い定期区間の「期間」項目に「終了日」を入れる必要が
あります。終了日を入れない場合、新旧の定期区間両方で定期区間控除が行われてしまいます
ので、ご注意ください。
期間が終了した定期区間は自動的に削除されます。
自動削除までの期間は、「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ内の
「終了した定期区間の削除」項目で【40日・60日・90日・180日】から選択します。
終了した定期が削除されるまでの間に、その定期の有効期間に該当する明細日付で申請が
行われた場合は、定期区間控除が適用されます。
【例】定期区間終了日：7/31、終了した定期の削除：40日後の場合
・8/31に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除が適用される
・9/30に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除は適用されない
（終了から40日が経過し、定期区間が削除されているため。)
申請者が設定する方法
- 各申請者が自身の定期区間を申請することができます。
- 定期区間の申請を管理者が「確定」することにより、定期区間の控除が可能になります。
▶設定手順
■システム設定
各申請者に定期区間の申請を許可する設定を「システム設定」にて行います。
- 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
- 「基本情報」タブの「定期区間」の欄にて、「個人による定期区間の申請」項目を「許可する」に設定
期間が終了した定期区間は自動的に削除されます。
自動削除までの期間は、「終了した定期区間の削除」項目で【40日・60日・90日・180日】から
選択します。
終了した定期が削除されるまでの間に、その定期の有効期間に該当する明細日付で申請が
行われた場合は、定期区間控除が適用されます。
【例】定期区間終了日：7/31、終了した定期の削除：40日後の場合
・8/31に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除が適用される
・9/30に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除は適用されない
（終了から40日が経過し、定期区間が削除されているため）
≪完了≫
■申請者による定期区間の申請
申請者による定期区間の申請は「個人設定」から行います。
1.「個人設定」>「定期区間」をクリック
2.「編集」をクリックし、申請者自身の定期区間を登録して「申請」をクリック
3.「申請」をクリックすると、以下のユーザーに申請通知メールが送付されます。
・「定期区間マスタ」の権限が付与されているユーザー（詳細はこちら）
・「管理」タブ >「システム設定」の「管理者用E-MAIL」に登録されているメールアドレス
※管理者IDである「admin」のメールアドレスです。（詳細はこちら）
※「admin」のメールアドレスを申請通知メールの宛先から削除することはできません。
≪完了≫
新しい定期区間を登録する場合は、古い定期区間の「期間」項目に「終了日」を入れる必要が
あります。
終了日を入れない場合、新旧の定期区間両方で定期区間控除が行われてしまいますので、
ご注意ください。
※終了日の設定は、管理者が確定作業を行う時でも可能です。
■管理者による定期区間の確定
申請者から申請された定期区間は管理者が「確定」する必要があります。
- 「申請・承認」タブ > 「定期区間の確認」の「定期区間マスタ」をクリック
■「定期区間申請の確認」を表示させたい場合の手順
「管理」タブ > 「権限マスタ」>該当の権限を「編集」>「管理」の「会社・社員情報」の左にある「+」ボタンをクリックし、
下に展開される「定期区間マスタ」にチェックを入れます。
2.該当の社員の定期区間を確認し、一覧画面上もしくは「閲覧」「編集」をクリック
3.定期区間を確認し、「確定」をクリック
※以下の画像は「閲覧」画面上で確定しています。
≪完了≫
- 未確定の定期区間がある場合、確定されるまで該当の申請者は乗換案内を利用する申請種別は
利用できません。 - 新しい定期区間を登録する場合は、確定時に「終了日」を入れる必要があります。
終了日を入れない場合、新旧の定期区間両方で定期区間控除が行われてしまいます。
■通知されるメール
▼申請通知メール（管理者宛）
- 件名：【楽楽精算】定期区間の申請通知
|
————————————————————————- 営業太郎さんが定期区間を申請しました。
申請日：2018/01/16 ======================================================== |
申請通知メールは以下に送付されます。
- 「定期区間マスタ」の権限が付与されているユーザー（詳細はこちら）
※権限付与状況は、「権限マスタ」で「会社・社員情報」の左にある「+」ボタンをクリックした
際に展開される「定期区間マスタ」にチェックが入っているかどうかで確認できます。
- 「管理」タブ >「システム設定」の「管理者用E-MAIL」に登録されているメールアドレス
※管理者IDである「admin」のメールアドレスです。（詳細はこちら）
※「admin」のメールアドレスを申請通知メールの宛先から削除することはできません。
▼確定通知メール（申請者宛）
- 件名：【楽楽精算】定期区間の確定通知
|
————————————————————————- 申請していた定期区間が確定されました。 ======================================================== |
警告文の表示
定期区間の有効期間の日付をまたぐ明細登録がなされた場合、警告文が表示されます。
▶ 警告文の内容
警告文の内容は以下の2つです。
※どちらの場合も乗換案内を再度呼び出すことで、警告文を解消可能です。
■乗換案内上にて日付を変更した場合の警告文
「明細の日付と乗換案内で実行された日付が異なるため、定期区間控除の判定ができませんでした。
もう一度、乗換案内を呼び出してください。」
■乗換案内で金額確定後に明細上で日付を変更した場合の警告文
(自動保存、一時保存、差戻し、取下げ、承認途中の修正、管理者の修正、伝票コピー時も含む）
「乗換案内の使用後に、明細の日付が変更されたため、定期区間控除の判定ができませんでした。
もう一度、乗換案内を呼び出してください。」
▶警告文の表示条件
警告文の表示条件は以下の4パターンがございます。
（前提）
明細日付を2022/07/11とする 。
定期はA～Dの以下のいずれか1件のみ登録しているとする 。
定期A 2022/04/01～ 東京―新宿
定期B ～2022/08/31 東京―新宿
定期C 2022/04/01～2022/08/31 東京―新宿
定期D 東京―新宿
パターン1. 定期Aは2022/04/01より過去の明細日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン2. 定期Bは2022/08/31より未来の明細日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン3. 定期Cは2022/04/01より過去の明細日付に変更した時または、
2022/08/31より未来の日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン4. 定期Dは明細日付を変更しても、警告文は表示されません。
（記事ID：1040）
共有する
