伝票No.採番設定

概要

「管理」タブ >「伝票No.採番設定」の説明です。
採番の桁数や、採番を始める数字を設定できます。
番号の前や最後に文字列を設定できます。（【例】a00000001）
番号の前に申請年月（YYYYMM）を付けることができます。（【例】2015040000001）

採番される番号について連続性の保証はしていません。
　番号は欠損する場合があります。ご了承ください。
「伝票No.」は申請種別ごとに申請の順番で採番されるため、
　　申請種別を超えて同じ伝票No.が発生します。
　
　　【例】交通費精算　伝票No.00000001
　　　　　経費精算　　伝票No.00000001　
　　　　　のように、異なる申請種別で同じ伝票No.の伝票が発生します。

　　同一の伝票No.を発生させたくない場合は「伝票No.採番設定」を設定してください。
　　申請種別ごとに、伝票No.の前／最後を特定の文字列にする設定などを行うことで、
　　同一の伝票が発生することを回避することもできます。
出張申請／海外出張申請／経費申請／交際費申請の採番設定を運用の途中で変更する場合、
　精算伝票との紐づけができなくなるケースがあります。
　全ての申請伝票が精算伝票へ紐づけられ、最終承認まで完了していることを確認した後に
　採番設定を変更することを推奨いたします。

　　該当するケース
　　　変更前の採番設定　頭に「0以外の数値」をつける＋番号
　　　　　　　　　　　　（【例】1+番号6桁： 1000001）
　　　↓
　　　変更後の採番設定　頭に「文字」をつける＋番号
　　　　　　　　　　　　かつ、番号の桁数を増やす
　　　　　　　　　　　　（【例】A+番号7桁： A0000001）

イメージ図

設定画面の説明

1．書式の編集
採番する番号以外に、固定の文字列や申請年月を数字の前に付けることができます。

2．番号の編集
採番を開始する番号を設定します。
ただし、既に発行済みの番号より小さい番号は指定できません。

1．採番する番号の桁数を設定します。5桁～10桁の間で設定できます。

2．採番する番号の前後に文字列を設定できます。

3．採番する番号の前に申請年月（YYYYMM）を付けることができます。
　採番する番号は月初にリセットされます。月初に採番を開始する番号も設定できます。

【設定】番号の桁数＝5桁
　　月初の開始番号＝00001

【採番される伝票No.】　　　　
　　伝票No.20150400001　　←2015年4月の最初の申請
　　伝票No.20150400002
　　伝票No.20150400003
　　伝票No.20150500001　　←2015年5月の最初の申請

「月初の開始番号」のリセットは、設定後に月をまたいで初めて伝票が作成されるタイミングで
　　行われます。

　　そのため、設定直後に「YYYYMM＋番号」の書式は反映されますが、
　　設定した「月初の開始番号」は「現在の伝票No.」や実際の「伝票No.」には反映されません。

書式を「前に年月（YYYYMM）をつけて、月初にリセットし、
　開始番号から始める」と設定している場合、データ全削除を行うと、
　指定した「月初の開始番号」とは関係なく伝票No.がリセットされます。

　【例】データ全削除前に、「月初の開始番号」を「10001」に設定していた場合
　　　　データ全削除を行った後は、「00001」から採番が開始されます。
　　　　伝票No.に「10001」を即時反映させたい場合は、データ全削除の実施後に、
　　　「伝票No.採番設定」の「番号の編集」から伝票No.に「10001」を設定してください。

　※「ワークフローオプション」の「伝票No.採番設定」は設定箇所が異なります。
　　（詳しくはこちら）
　　「ワークフローオプション」の「伝票No.採番設定」の場合は、
　　データ全削除を実施しても伝票No.はリセットされません。ご注意ください。

　（記事ID：2059）　

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