電子帳簿保存法オプション活用に向けた解説セミナー Q＆A集①
2023年10月24日開催の「電子帳簿保存法オプション活用に向けた解説セミナー」にて、
事前に皆様からいただいたご質問ならびにセミナー中にいただいたご質問の回答を掲載いたします。（全30問）
当日は非常に多くの方にご参加いただき、ありがとうございました。
セミナー内で回答できなかった内容も含めて回答しております。ぜひご覧ください。
なお、同内容で複数いただいたご質問は、まとめての回答とさせていただいております。
また、いただいた内容はすべて確認いたしましたが、 以下のものは割愛しております。
あらかじめご了承ください。
- 考えられる回答の幅が広いもの
- ご要望のみのもの
- すでに「電帳法関連よくある質問一覧」に含まれるもの
- 税務アドバイスに抵触する可能性があるもの
※質疑応答の全体数が多いため、①と②に分けて掲載しております。
| 本セミナーにご参加後ならびにアーカイブ配信ご視聴後に「受講後アンケート」にご回答いただいた方には本内容①②をすべて網羅したQA集をExcelにてお送りしております。 |
目次
| （問１）セミナーや航空券は、前払いで社員が立替え、実施後あるいは利用後に精算することとなります。この場合はどこからタイムスタンプを行うのでしょうか？また67日を超えた場合でも社員への精算を行うことはできるのでしょうか？ |
前払いで社員の方が立替えた時点で領収書が取得できるかと存じますのでその時点で「楽楽精算」へアップロードいただきタイムスタンプを付していただければと存じます。その後実際に航空券を利用したタイミングで精算を行う運用になろうかと存じます。
| （問２）アプリをインストールしたくない者が出張から帰社した場合、PCでまとめて入力をするとは思いますが出張期間が仮に2か月超の場合は事務処理規定の備え付けで網羅することは可能になるのでしょうか？ |
やむを得ない事情として規定の備付けで網羅できる可能性もあるかとは存じますが、
弊社で回答できかねる内容となりますので、恐れ入りますが、管轄の税務署や税理士の方へご確認をお願いいたします。
| （問３）Amazonでの購入の場合、領収書と適格請求書に分かれてダウンロードする設定になっているようです。「楽楽精算」ではファイルは1つしか明細に添付できないようになっているかと思いますが、どのような対応をすればよいでしょうか？ |
個人向けAmazonの場合、購入時に支払が行われますので請求書の発行はないかと思います。
そのため、適格請求書（T番号のある領収書）あるいは領収書（T番号がない、免税事業者から購入したもの）どちらかになるかと想定されます。
認識に相違ございましたら恐れ入りますがお問い合わせフォームより詳細を添えてお問い合わせいただけますと幸いです。
| （問４）現在、スキャナ保存の規程は作成しておりますが、電帳法の規程はありません。スキャナ保存の規程で保存期間を設定しておりますが、電帳法の規程を作成しないと、業務サイクル方式の適用とはならず、保存期間が過ぎていることになり、違反となってしまうということでしょうか？ |
スキャナ保存と電子取引、どちらにも対応されたいという前提で回答いたします。
スキャナ保存の規程にて入力期間について記載のある規程があるようであればそちらに、電子取引データも対象とわかるような内容が記載されれば問題ないかと考えます。
ただし規程の内容が問題ないかは弊社で判断できるものではございませんため、恐れ入りますが、管轄の税務署や税理士の方へご確認をお願いいたします。
| （問５）67日は書類の発行日か、受取った日なのか、従業員から質問が来そうな気がしているのですがいかがでしょうか？ |
受領日からとなります。
例えば、書類の発行日が2023年10月24日、領収書データがメールで送られてきたのは
2023年10月31日、というケースは後者の10月31日から数えて定めた日数以内にタイムスタンプを
付す（＝「楽楽精算」へアップロード完了する）必要があります。
| （問６）原本が必要な保存とは何ですか？ |
スキャナ保存で対応をされている前提で回答いたします。
求められている保存要件に沿った保存ができていないデータについては、原本＝紙そのものも保存しておく必要があります。
例えば、解像度が求められているものに満たない100dpiになっている場合、業務サイクル方式で運用をしているが期間内に保存ができなかった場合、など。
| （問７）取引日の誤りが多いのですが、どのような対策がありますでしょうか？ |
以下のような対策が考えられます。ご参考になれば幸いです。
- 社内周知を行う（申請画面のコメント欄や、申請・承認タブのメッセージ欄なども活用できます）
- 「申請ルール」を設定し、「領収書/請求書」が添付されているときは常に「取引日や取引先名は正しく入力されていますか？申請前に確認しましょう」といった警告メッセージを表示させる。
| （問８）郵送で届く請求書の他に、ダウンロードできる適格請求書が、複数枚のPDF（ロック付き）の場合、1つのPDFファイルにしないと、「楽楽精算」にアップロードできないかと思うのですが、データの改ざんに当てはまらないのでしょうか？ |
国税庁一問一答や取扱通達7-1(4)にもありますように、取引内容が変更されるおそれがなく合理的な方法により編集し保存されるもについては問題ございませんので、ご安心ください。
▶電子帳簿保存法取扱通達
https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/030628/pdf/01.pdf
| （問９）スキャナ保存について、A4より少し大きなサイズの紙で送られた請求書をA4としてスキャンすると、一部が切れてしまうことがあります。 そのためスキャン要件を満たせないのですが、回避方法はありますか？ |
サイズを指定せず複合機で全体をスキャンいただければと存じます。
| （問１０）経費精算自体は「領収書/請求書」にアップロードするものは納品書という運用なので、決裁承認完了後に請求書を受取った場合に追加で添付することができませんが、アップロードだけすれば要件を補完できますか？ |
電子取引の観点で回答いたします。
電子取引の場合であれば請求書の受領後に貴社で定めている期間内に「楽楽精算」へアップロードできれば要件を満たすことができます。
※業務サイクル方式の場合は「各事務の処理に関する規程」の策定が必要です。
少し異なるケースではございますが、以下サクセスナビ記事もご参考になれば幸いです。
▶電帳法 精算／支払処理完了後に、領収書／請求書を受領した場合などの保存方法を知りたい
| （問１１）小さい領収書やレシートを台紙に添付したあと、申請者が親切で説明書きをしてきたものをスキャンされる場合があります。（たとえば乗車券の領収書に、出発駅と到着駅を書いてくれている場合）それらはスキャン保存として認めてよいのでしょうか？ |
取引情報に修正を加えるような内容ではないため問題ないかと思いますが、念のため、管轄の税務署や税理士へご確認をお願いいたします。
| （問１２）現在、発行の請求書はエクセル作成→ファイル管理していますが、電帳法に対応するためには、それをPDFなどに変換し保存する必要があるのでしょうか？ |
作成された内容について変更されるおそれがなく、合理的な方法により編集された状態で保存されたものであると認められる状態であればファイル管理でも問題ないかと存じます。
少し事例は異なりますが、国税庁の一問一答にて請求書のデータ保存についてデータベースにおける保存でも問題ない旨が記載されております。
なお、弊社では正確な判断ができかねるご質問となりますので、管轄の税務署や税理士へもご確認をお願いいたします。
▶国税庁一問一答【電子取引データ関係】＞問41
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf
| （問１３）申請者と承認者が同一の場合、法的に問題はありますか？ |
電子帳簿保存法は受領あるいは送付した国税関係書類における「保存」方法が定められた法律となりますので、申請者と承認者が同一ではならないというものは定められておりません。そのため問題ないと考えます。
※内部統制上好ましいかはまた別で検討する必要があるのではないかと考えます。
| （問１４）Amazonの領収書だけで対応しておりましたが、適格請求書を別途画面よりダウンロードできる事が分かりました。経費精算に電子取引の2つのファイルをアップしたいのですが、複数を一度にアップする方法はありますか？ |
記載いただいているご状況においては「適格請求書」のみダウンロードされる運用がよいかと存じます。
※仕入税額控除するにあたって適格請求書の保存が必要なため。
適格請求書が保存できる場合、従来の領収書は不要となりますので、ダウンロードする必要はございません。
| （問１５）クレジットカードで購入した際、都度の納品書と締の明細をそれぞれ電子取引として登録が必要となります。紐づけなどできますか？ |
前提としまして、「楽楽精算」は「領収書／請求書」の保存を想定したシステムですので、
それ以外の書類の保存を推奨しません。
※なお、領収書／請求書と同じ役割をする書類に関しては、領収書／請求書と同等のものとして
保存することは可能です。詳細は以下をご確認ください。
▶電帳法 領収書／請求書以外の書類（納品書や見積書など）を保存することができるか知りたい
上記の前提の上で、支払いに紐づく書類としての納品書を添付されたいという状況として
回答いたします。
対応方法としては納品と締めの明細それぞれのファイルをPDF編集ソフトなどで結合し1ファイルと
してアップロードし紐付ける方法がございます。
なお、書類それぞれが検索できるように登録する必要がありますので登録の際に
書類(1)、(2)・・・と分けてご登録ください。
▶電帳法 領収書／請求書 新規登録時(編集時)の「書類(1)・書類(2)…」の利用方法が知りたい
| （問１６）「支払管理」は現在使用していないのですが、電子の請求書の回収にのみ使用することは可能ですか？ |
ご質問の「支払管理」を「支払依頼」のメニューと読み替えます。
その上で、支払依頼のメニューは利用せず、受領した請求書のアップロード・保存のみに利用したいが可能か、というご質問として回答いたします。
電子取引の場合であれば請求書の受領後に貴社で定めている期間内に「楽楽精算」へアップロードできれば要件を満たすことができます。
※業務サイクル方式の場合は「各事務の処理に関する規程」の策定が必要です。
ただし、スキャナ保存の場合は、請求書データと仕訳との相互関連性の確保も必要になりますので、その点がカバーできる運用とする必要がございます。
また電子取引、スキャナ保存いずれの場合もアップロードのみで伝票に紐付けて申請しない場合、「未申請」のデータとして残り続けることとなりますのでその点は予めご了承ください。
| （問１７）ネットショッピングの場合、取引日はいつになりますか？購入日ですか？発送日ですか？ |
物品を購入し、いつ支払が発生しているかによるかと考えます。
購入時にクレジットカード決済などで支払が完了している場合は、その日が取引日となるかと存じます。あるいは代引きの場合は、おそらく代引きでの支払い時に発生する書面にある「請求年月日」を記載いただくのがよいかと考えます。
※請求情報が「請求年月日」にあたると考えられるため
詳細は以下のJIIMA認証機関の記事をご確認ください。
▶電子帳簿保存法Q&A＞Q2.■ 電子取引文書の検索要件である「取引年月日」「取引金額」について
https://www.jiima.or.jp/im/im_bn/%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%B8%B3%E7%B0%BF%E4%BF%9D%E5%AD%98%E6%B3%95qa/
| （問１８）領収書、請求書以外に電帳法の対象書類が何か、どこかに明記されているのでしょうか？ |
国税関係帳簿、書類となります。スキャナ保存のものとなりますが、以下の国税庁HP一問一答が参考になるかと存じますのでご確認いただけますと幸いです。
▶問２ どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/01.htm#a002
| （問１９）ヤマト運輸の請求書は紙でくるのでスキャナ保存でアップロードします。適格請求書に該当する明細はダウンロードなのですが、電子取引での保存が必要です。「楽楽精算」で申請する際、二つの保存形式のデータを一緒にアップロードしたいのですがどうすればいいですか？ |
紙でくる請求書は適格請求書ではない前提で回答いたします。
適格請求書に該当するものは電子で受領とのことですので、そちらのみ保存すればよいかと存じます。
※電子取引で受け取った取引情報について、同じ内容のものを書面でも受領した場合の対応については国税庁HP一問一答に掲載されておりますのでご参考になれば幸いです。
▶国税庁HP一問一答＞問14
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf
紙のものも保存したい場合は、0円でアップロードしておき同じ伝票に紐づけていただければと存じます。
| （問２０）宿泊費は一律手当で支給しており、領収書を「0円」で登録してもらっています。（金額の重複を避けるため）この対応に問題はないでしょうか？ |
手当の支給にあたり、出張旅費規程を設けて運用されていれば問題ございません。
| （問２１）支払依頼で、一旦注文受領メールを請求書や領収書の代わりに金額の証明として読み込んで申請を行い、途中まで承認が進んだ段階で、承認者が領収書や請求書の原本を差し替えて承認するような運用は可能でしょうか？ |
恐れ入りますが、難しいかと存じます。
代替案としてましては、「ファイル添付オプション」と「経費申請」をご活用いただき、
注文受領メールを「経費申請」に添付し、承認はなしで申請→支払依頼に経費申請伝票を紐づけ、
かつ領収書／請求書を紐づけて通常の承認フローで申請する、という運用も取れるかと存じます。
ご検討いただけますと幸いです。
| （問２２）AIーOCRで領収書を読み取った際に、取引先名が領収書にまったく記載のない取引先名が出たのですが、このような現象は生じるものなのでしょうか？ |
AI-OCRの仕様としまして、領収書／請求書の書面上の情報だけではなく、
文字の配置、ロゴなど画像情報から導かれる間接的な情報も加味して読取内容を決定しています。
そのため、書面上の情報から読み取れなかった場合に、書面以外の間接的な情報や過去に学習した内容から取引先名を推測するため、記載いただいたような現象が生じる場合もございます。
| （問２３）社内ルールで添付ファイルの名称を「領収書日付８桁（YYYYMMDD）＋内容」としていますが、検索機能があるので、ファイル名称を上記とする必要性はないという理解でよいでしょうか？ |
添付ファイルというのは「電子帳簿保存法オプション」にアップロードするデータを指しておりますでしょうか？
その場合、「電子帳簿保存法オプション」を利用し、「楽楽精算」にアップロードいただければ必要な検索要件は満たすことができますので、ファイル名での運用は不要かと考えます。
ただし「ファイル添付オプション」における添付ファイルを指している場合、「ファイル添付オプション」では電子帳簿保存法対応はできませんのでご注意ください。
| （問２４）業務サイクル期間67日を過ぎた場合どうなるのでしょうか？従業員から質問が来そうなところかなと思いました。 |
スキャナ保存の場合は、定められた期間を超過した場合、原本（＝紙）の保存が必要です。
電子取引の場合は、現時点で国税庁の各種資料などにも明確な回答がない状態ですが、
業務サイクルを超過した理由を添えて電子保存を行う対応が必要と考えます。
弊社では明言できない内容となりますので、恐れ入りますが、管轄の税務署や税理士へもご確認をお願いいたします。
| （問２５）Amazonで購入した際に領収書はPDFですが、宛名が空欄であっても電子保存のほうがよいのでしょうか？ |
空欄のまま電子保存がよいかと考えます。
基本的に領収書の宛名を自身で書き加えることは不正行為にあたる可能性があるかと存じます。
Amazonは小売業と言えますので、例えばコンビニやスーパーのように宛名が無い適格簡易請求書として取り扱えば、宛先空欄でも大丈夫です。
※電子保存はした上で、社内の運用上印刷し宛名を記入して提出してもらう、という運用は可能です。
| （問２６）FAXは電子取引ですか？ |
下記の国税庁より公表されている資料によりますと、
電子取引に該当する場合と該当しない場合、両方のケースがあるようです。
https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaiseir030628/pdf/01.pdf
（44ページ 「ファクシミリの取扱いについて」）
昔ながらの自動的に書面が出力されるようなFAXについては電子取引ではなく、紙でのやり取りとして取り扱う。
複合機のような、PDFでそのまま任意のフォルダにデータとして格納できたり、印刷もできたり、
というような形態のファクシミリは電子取引に該当する、ということかと存じます。
厳密な判断につきましては、恐れ入りますが、管轄の税務署や税理士へご確認をお願いいたします。
| （問２７）真実性の確保は、一つだけ（２さえ）満たしていれば、１・３・４は守られていなくてもOKとなりますか？ |
はい。「いずれか」の措置を行う、となりますので1つだけ満たしていてば問題ないです。
セミナー中でもご案内しております通り「電子帳簿保存法オプション」は２の要件に対応しております。
ただ、さらに４の「訂正削除の防止に関する事務処理規定」も策定したい、ということであれば制定するしても問題はない認識です。
| （問２８）電子帳簿保存オプションを利用しています。2枚以上の請求書が1ファイルにまとまっている場合、「楽楽精算」にどうアップロードすべきですか？（請求書を１枚ずつにバラして登録すべきか、まとめて１件の登録でいいのか） |
2枚以上の請求書が具体的にどういったものなのかがわかりかねますが、2つのパターンが想定されます。同じ支払先で単に枚数が多く2枚以上の場合と、支払先が異なる請求書が複数まとまって1ファイルになっている場合です。それぞれの対応方法について回答致いたします。
①同じ支払先で請求書が2枚以上ある（取引日や、取引内容も同じ）
1枚の請求書と同様の扱いでアップロードしていただければ問題ございません。
②同じ支払先で請求書が2枚以上ある（取引日が異なるものや、同じ取引日でも取引内容が異なるもの）
取引日や金額ごとに検索ができるよう、アップロード時に書類(1)(2)と分けて登録いただければと
思います。
詳細は下記のサクセスナビ記事もご確認ください。
▶電帳法 領収書／請求書 新規登録時(編集時)の「書類(1)・書類(2)…」の利用方法が知りたい
③支払先が異なる請求書が複数まとまって1ファイルになっている
ファイルを分割して支払先毎の請求書先データとし、アップロードしていただく運用がよいかと
考えます。
※ファイルの編集については取引内容が変更されるおそれがなく合理的な方法により編集して
保存されているものは問題ないとされています。
▶国税庁一問一答＞問46 複数の請求書などが含まれているようなＰＤＦ形式の電子データは、
どのように保存すれば検索要件を満たすこととなりますか
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0022006-083_06.pdf
②と同じく書類(1)(2)と分けて登録する方法もございますが、この方法で登録した場合でも、それぞれ
別の伝票に紐づけて精算することはできません。支払依頼は1伝票1支払先で利用する想定ですので、紐付けができないかと思われます。
| （問２９）領収書・請求書以外についても事務処理規定を定めないといけないでしょうか？ |
「電子取引」に関するご質問という前提で回答いたします。
事務処理規定は「訂正削除の防止に関する事務処理規定」を指しておりますでしょうか？
それとも業務サイクル方式で運用する場合の「取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程」を指しておりますでしょうか？
前者の場合、そもそも電子帳簿保存法オプションを利用して対応される場合は、定める必要のない規定となります。
もし定める場合においては「領収書・請求書」に限らず電子取引に該当する取引が発生する書類区分について定める必要があります。
後者の場合、業務サイクル方式で運用されるのであれば、領収書・請求書以外の書類区分においても定める必要があります。
| （問３０）タクシーなどの領収書にもT番号は必要になりますか？ |
タクシーなどの領収書であっても、インボイス制度下では「仕入税額控除」の対象とするにはT番号（＝適格請求書発行事業者番号）の記載が必要です。T番号が無いものは適格請求書ではありませんので、仕入税額控除の対象とすることができません。
※ただし、出張旅費特例の対象としている場合はこの限りではありません。
（記事ID：4019）
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