電子帳簿保存法オプション 二重申請防止機能の仕様（判定基準・タイミングなど）
※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。なお「電子帳簿保存法オプション」の
ご契約で本機能をご利用いただけます。二重申請防止機能の利用のための追加費用は不要です。
目次
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概要 イメージ図 判定のタイミング ▶二重申請の判定を行うタイミング ▶二重申請の警告メッセージが表示されるタイミング 判定基準 ▶領収書／請求書を新規登録・編集するときに二重申請と判定される基準 ▶申請時に二重申請と判定される基準 初期値／チェック対象期間 ▶初期値 ▶チェック対象期間 |
概要
領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、
過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、「楽楽精算」内で
確認画面や警告メッセージを出すことができます。
※エラーとして、領収書／請求書を登録できないようにすることはできません。
イメージ図
判定のタイミング
▶二重申請の判定を行うタイミング
二重申請の判定を行うタイミングは3回あります。
- 申請者が領収書／請求書を新規登録・編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
- 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
※二重申請の判定機能を有効にするためには、「管理」タブ >「システム設定」にて、
「電子帳簿保存法対応」を「対応する」、かつ「二重申請の検知」を「有効にする」に設定している
必要があります。
▶二重申請の警告メッセージが表示されるタイミング
二重申請の警告メッセージが表示されるタイミングは5回あります。
※重複して申請している可能性のある領収書／請求書に該当する場合のみ表示されます
- 申請者が領収書／請求書を新規登録・編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
- 承認者が承認一覧画面「承認」ボタンをクリック、または承認時の伝票画面を開いたとき
- 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
- 承認者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票を修正し、「確定」ボタンをクリックするとき
■警告メッセージの表示例
※スマートフォンアプリでも確認画面が表示されます。
判定基準
▶領収書／請求書を新規登録・編集するときに二重申請と判定される基準
過去に登録済みの領収書／請求書の中に、以下すべての条件に該当するものが存在する場合は、
二重申請の恐れがあると判定され、確認画面が表示されます。
※判定基準は変更できません。
- 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
- 版が「最新版」
- 申請者が同一
- 取引日が同一
- 金額の単位が同一
- 合計金額が同一
- 領収書／請求書のステータスが「申請済み」
以下の場合は判定の対象外です。
- 領収書／請求書のステータスが「未申請／一時保存／差戻し／取下げ／対象外」
- 「invox for 楽楽精算」から取り込んだ請求書
- 複合機連携オプションで取り込んだ領収書／請求書のデータを「スキャンデータ」タブで
「確定」をクリックするとき
※「領収書/請求書」タブに移動したあとに登録内容を修正したときは、二重申請の判定を
行います。
▶申請時に二重申請と判定される基準
以下すべての条件に該当する領収書／請求書は、二重申請の恐れがあると判定され、
警告メッセージが表示されます。
※判定基準は変更できません。
- 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
- 版が「最新版」
- 申請者が同一
- 取引日が同一
- 金額の単位が同一
- 合計金額が同一
- 領収書／請求書のステータスが「申請済み」
以下の場合は判定の対象外です。
- 領収書／請求書のステータスが「未申請／一時保存／差戻し／取下げ／対象外」
- 「invox for 楽楽精算」から取り込んだ請求書
- ひとつの精算伝票に紐づけた異なる領収書／請求書同士
領収書／請求書データですが、ひとつの精算伝票内に紐づけているため、二重申請の判定が行われません。
- 「管理」タブ >「システム設定」>「二重申請の検知」の設定内容を「有効にする」へ
設定変更後に、領収書／請求書を新規登録・更新または伝票に紐づけて申請したものから
二重申請の判定を行います。
設定変更前に新規登録／編集したものは自動で二重申請の判定を行いません。
判定を行いたい場合は、下記いずれかの操作を行ってください。
・警告フラグを更新したい領収書／請求書を申請伝票に紐づけて申請する
・警告フラグを更新したい領収書／請求書の編集画面を開き、何も編集せずに「確定」ボタンを
クリックする
※すでに伝票に紐づけ済みの領収書／請求書の場合は、上記操作を行うにあたり、
先に伝票から領収書／請求書の紐づけを解除する必要があります。
また領収書／請求書の紐づけ解除は、伝票が申請者のもとにある場合のみ実施できます。
詳細は、電帳法 申請者がアップロードした領収書／請求書の情報を承認者や経理で
修正できるか知りたいをご確認ください。
- システム設定を「有効にする」設定にしているときに二重申請の恐れがあると判定された
領収書／請求書は、システム設定を「無効にする」に変更しても、「二重申請」の
警告メッセージは表示されたままになります。
初期値／チェック対象期間
▶初期値
各初期値は以下の通りです。
- 「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ >「二重申請の検知」項目
→「無効にする」 - 「二重申請の検知」項目を「有効にする」に変更した場合の「チェック対象期間」
→「1ヶ月前の月初～現在」
▶チェック対象期間
新規登録／編集した領収書／請求書が、「チェック対象期間」に含まれるかどうかは、
領収書／請求書の「アップロード日」の月で判定されます。
■判定例
「チェック対象期間」を「1ヶ月前の月初～現在」に設定している場合
【パターン１】
4/5 領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
5/22 領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
→二重申請の恐れがあると判定される
※4/1以降に新規登録／編集された領収書／請求書がチェック対象になります
【パターン２】
3/5 領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
5/22 領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
→二重申請の恐れがあると判定されない
（記事ID：2144）
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