「気づいたときには、予算オーバー」そんな経験ありませんか？～他社の予算管理オプション活用事例～
こんなお悩みはありませんか？
今回はそんなお悩みを「予算管理オプション」でどのように解決できるのかを、
他社の事例を用いてご紹介します！
来期に向けた予算管理の仕組みづくりを、この機会にぜひご検討ください。
【X社】建設現場の予算管理をリアルタイムで「見える化」
X社は、商業施設やオフィスビルなどの建設プロジェクトを手掛ける総合建設業の企業です。
「安全と品質を第一に、社会に貢献する建造物を提供する」をコンセプトに、設計から施工、
アフターメンテナンスまで一貫して担っています。複数のプロジェクトが同時進行する中で、
各現場のコスト状況や予算の進捗を、素早く正確に把握することを重視しています。
▶X社における具体的な予算管理の実態と課題
X社では、工事実行予算管理表で予算を管理。
予算は「材料費」「外注費」「労務費」といった直接費に加え、「交通費」「通信費」「備品費」
などの間接費も細かく勘定科目ごとに積み上げて設定していました。
ただ、現場担当者が独自に作成した異なるフォーマットの予算管理表が複数存在。
統一されていない書式や入力ミスも散見され、集計や照合には多くの時間と手間がかかって
いました。
このような管理方法は多くの建設業の“あるある”の一つで、「うちの現場もこんな感じ」という
共感の声も多く聞かれます。
【表計算ソフトのイメージ】
こうした状況が、経費と予算のリアルタイム連携を妨げており、
現場・経理双方にとって大きな負担となっていました。
▶経費は見えても、予算が見えない…「予算管理オプション」導入前の課題
各プロジェクトの経費精算データは「楽楽精算」で効率的に管理できていましたが、
その経費精算データと予算の照合は別途、手作業や別の表計算ソフトで実施。
そのため、あるプロジェクトで急な資材購入や追加工事が発生した際も、その場で予算への影響を
確認することはできませんでした。
「今、このプロジェクトは予算に対してどれくらい使っているんだろう？」
「この発注、予算オーバーにならないだろうか…？」
といった疑問や不安は、最終的に数字がまとまるまで解消されることはありませんでした。
リアルタイムでの予算実績の把握が難しく、予算オーバーに気づくのはいつも月末の集計時。
予算超過の時点で迅速な対策が打てないことが課題でした。
経費申請を行う現場担当者にとっても、自分の申請がプロジェクト予算にどう影響するのかを
把握する手段がなく、現場レベルで予算に対する意識を浸透させることも難しいと感じていました。
▶これ、もっと早く知りたかった！「予算管理オプション」導入のきっかけ
「予算の実績って月末に確認するもの」
「月末にならないと予算の状況がわからない」
正直、不便とは思っておらず、予算管理ってそういうものだと当たり前のこととして
受け入れていました。
そんな中、ラクスの営業担当やカスタマーサクセス担当から話を聞いて、
経費データと予算がリアルタイムでつながることのメリットを知り、
「これまで、すごく非効率なやり方をしていたかもしれない」と気が付きました。
特に実感したのが、複数プロジェクトを同時に抱えている中でのコスト管理。
現場ごとの経費が把握できないことが、採算や全体予算に大きく影響してしまう…
そんなリスクに改めて気づいたのです。
「予算の見える化」は、現場だけでなく、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担も
減らしてくれるはず。そう確信し、「予算管理オプション」の導入を本格的に検討しました。
▶「予算オーバー」は過去の話に！「予算管理オプション」導入後の変化
「予算管理オプション」の導入後は、予算と実績がリアルタイムで紐づくように！
部門別・プロジェクト別に予算を設定・集計できるのはもちろん、さらに「勘定科目」や
「補助科目」ごとにも細かく予算を設定できるため、より精度の高い予算管理が可能になりました。
※部門別でも、同様に表示項目の選択が可能です。
経費の利用実績は、最終承認が完了していれば、事前申請の段階から予算使用予定としてカウント
されるため、見込みも含めた予算の把握が可能です。
特別な操作は必要なく、集計したい期間や勘定科目などを選ぶだけで誰でも簡単に集計結果を
確認することができます。
▶経費予算が超過する前に、現場で気づける仕組みを実現！
警告・エラー表示のルールも活用しています。
経費申請や精算時に、あらかじめ設定したラインを超える場合、
申請画面上に警告メッセージや申請自体ができないよう制御できるようにしました。
【例】部門の実績値が予算の80％を超えた場合、
「予算の80％を超える申請となります。」というエラーの設定で注意喚起が表示される。
これにより、現場の担当者自身が申請時点で予算残を意識できるようになり、
結果的に予算オーバーの防止を実現！
このようにして、「管理部門があとで調整」ではなく、
申請時点から予算を“自分ごと”として意識できる環境を整えることができました。
「予算管理オプション」の導入を機に、予算管理をタイムリーに行えるため、
速やかに行動につなげて経営判断に役立てることができています。
X社の事例を参考に「予算管理オプション」の活用イメージが掴めましたでしょうか？
貴社でもぜひ、「楽楽精算」のさまざまな機能を活用して業務効率化を進めてみてください。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
「予算管理オプション」について詳細を知りたい方は、以下もあわせてご確認ください。
（記事ID：6249）
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