AI Travel連携オプションの初期設定

概要
利用時の注意事項
事前の作業
　▶AI Travelへ申込みを行う
　▶AI Travelにて社員番号が登録されていることを確認
　▶「楽楽精算」とAI Travelの連携処理を待つ
　▶「楽楽精算」に「AI Travel」の「企業コード」情報を登録
　▶申請画面および帳票の設定確認
トランスファーデータ社へのお問い合わせ
AI Travel連携の運用手順

概要

「AI Travel連携オプション」（有料）のお申込が必要です。
　ご希望のお客様はお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
あわせて別途「AI Travel」のご契約が必要になります。
「AI Travel」で手配した出張情報を「楽楽精算」に連携し、
　その出張情報データを利用して「出張精算」の伝票を作成できるオプションです。

　本マニュアルでは「AI Travel連携オプション」を利用するための設定方法を記載しています。
　「AI Travel連携オプション」を利用した申請者や承認者の運用方法はこちらをご確認ください。

利用時の注意事項

本オプションを利用する際に以下の注意事項がございます。

「出張精算」のみで利用できるオプションです。
　「海外出張精算」や事前申請にあたる「出張申請」など、「出張精算」以外の申請種別では
　 利用できません。
AI Travel連携で作成した明細には、
　「電子帳簿保存法オプション」の領収書／請求書を添付できません。
AI Travel連携で作成した明細には、
　「クレジットカード連携オプション」のクレカ利用明細を紐づけできません。
代理申請者によるAI Travel明細を利用した精算は行えません。
スマートフォンブラウザ版およびスマートフォンアプリでは対応しておりません。
パソコン版でご利用ください。
AI Travelの操作方法については、トランスファーデータ社へお問い合わせをお願いいたします。

事前の作業

連携にあたり、「社員マスタ」の「社員コード」を連携条件として利用します。
そのため、AI Travelから連携される社員番号と「楽楽精算」の「社員マスタ」の社員コードは
一致している必要があります。事前にご確認ください。

なお、AI Travelの社員番号と「楽楽精算」の社員マスタが一致していない場合、
「利用者名」がブランクで連携されます。
あとから社員と紐づけすることはできませんので、ご注意ください。

▶AI Travelへ申込みを行う

「楽楽精算」の「AI Travel連携オプション」のほか、AI Travelのご契約が必要です。
既存でアカウントをお持ちのお客様はトランスファーデータ社へ連携ご希望の旨をご連絡ください。　

▶AI Travelにて社員番号が登録されていることを確認

連携にあたりAI Travel側で社員番号の登録が必須です。予めご確認ください。
※AI Travelの設定は、トランスファーデータ社へお問い合わせください。　

▶「楽楽精算」とAI Travelの連携処理を待つ

※ラクス社にて作業を行います。

「AI Travel連携オプション」のお申込後、ラクス社にて連携の作業を行います。

こちらの作業が完了すると、「楽楽精算」上にAI Travel関連のメニューが表示されます。
メニューが表示されたら、以下の設定を実施してください。

▶「楽楽精算」に「AI Travel」の「企業コード」情報を登録

連携にあたり「楽楽精算」上に「企業コード」の登録が必要になります。
「企業コード」とは、「AI Travel」との連携にあたり企業を特定するために使用するコードです。
準備ができ次第、トランスファーデータ社よりお客様へ通知されます。
ご不明な場合はお手数ですが、トランスファーデータ社へお問い合わせをお願いいたします。

≪「企業コード」の登録手順≫

「管理」タブ >「BTM連携設定」をクリック
「BTM連携設定一覧」画面内の「AI Travel」の「編集」をクリック
「企業コード」項目に入力
「支払方法」項目を選択　
・固定 ⇒ 申請者は「支払方法」を選択できません。
・精算時に選択 ⇒ 申請者が「支払方法」を選択できます。

　※「支払方法」に「従業員立替」が表示されるようになりますが、
　　　会社で立替を行う場合は「従業員立替」以外を選択するようにお願いいたします。
　※「支払方法」の選択肢は「支払方法マスタ」で設定します。
「確定」をクリック
≪完了≫

「企業コード」は、弊社に送付いただいた申込書に記載いただいた「料金変更日」以降に
　　登録が可能になります。
上記設定完了の翌日より、連携が開始されます。

▶申請画面および帳票の設定確認

「AI Travel連携オプション」および「BTM連携オプション」をご契約いただくと、
自動的に「管理」タブ > 「項目設定」の明細に「予約番号」および「商品番号」項目が表示されます。

■申請画面

申請画面には自動で「予約番号（AI Travelの旅程番号）」「商品番号」が表示されます。
項目の名称変更を行いたい場合は、以下の手順にて実施してください。

≪項目名の変更手順≫

「管理」タブ >「項目設定」をクリック
明細にある「予約番号」あるいは「商品番号」の「編集」をクリック
出張精算にある「表示名」の欄を修正し、「確定」をクリック
≪完了≫

■帳票レイアウト

帳票に「予約番号」および「商品番号」を表示したい場合、帳票レイアウトでどの位置に
表示するかの設定が必要です。以下の手順にて実施してください。

≪帳票レイアウトの変更手順≫

「管理」タブ > 「申請画面・帳票レイアウト」をクリック
「帳票レイアウト」の列で出張精算の「編集」をクリック
画面下部の明細の「未配置項目」にある「予約番号」および「商品番号」を
　「配置済み項目」の任意の位置にドラッグ&ドロップで配置
「確定」をクリック
≪完了≫

トランスファーデータ社へのお問い合わせ

※サポート営業時間：10時〜18時（土日祝日を除く）

■メール宛先
contact@aitravel.jp

■問い合わせフォーム
AI Travelにログイン後、サイト下部にある問い合わせフォームをご利用ください。　

AI Travel連携の運用手順

以上でAI Travel連携を利用するための準備は完了です。
AI Travelから連携したデータを利用して出張精算伝票を起票することが可能です。
（詳細は、AI Travel連携オプションの運用手順をご確認ください。）

（記事ID：1058）

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