事前申請と事後精算の差異を確認する時間を短縮したい！
「伝票確認にかかる手間をもっと減らしたい…」
「毎回の精算確認がもっと楽になれば…」
......といったお悩みごとはありませんか？
そのお悩み、「差異の判定」機能を活用することで、
解決できるかもしれません！
「差異の判定」機能は、事前申請の内容と事後精算との内容に違いがある場合に、
「差異あり」と表示してくれる機能です。
事前申請種別をご利用いただいている場合に便利な機能となっております！
これにより、経理担当者が確認する手間が省け、確認作業にかかる時間が大幅に短縮されます。
本記事では、「楽楽精算」の基本機能である「差異の判定」機能を活用事例とともにご紹介します。
「差異の判定」機能
「差異の判定」機能は、事前申請と事後精算の内容に異なる点がある場合に自動でチェックし、
精算伝票に「差異あり」と表示する機能です。
この機能により、経理担当者は1項目ずつ目視で確認せずに、
不一致がひと目でわかるため、確認作業の手間が大幅に削減され、ミスの防止にもつながります。
✅事前申請と事後精算の内容に違いがある場合、自動で差異をチェック
✅異なる箇所が見つかると、精算伝票に「差異あり」と表示
✅1項目ずつ目視での確認が不要になり、確認作業の効率が向上
「差異あり」を表示する設定ができているかどうかは以下の方法で確認ができます。
1.「管理」タブ >「項目設定」をクリック
2.ヘッダ項目の「申請No.」をクリック
3.「差異の判定」が「判定する」になっているかを確認
以下のように「判定する」になっている場合は、事前申請と事後申請の差異があるかを
判定します。
2023年11月に機能改善が行われ、事前申請と事後精算の差異が「領収書/請求書」の添付有無
だけのとき、承認時の差異の判定において、「領収書/請求書」を判定対象から除外できるよう
対応いたしました。
これにより、本来確認すべき項目だけをすぐに見分けることができるようになりました。
詳しい設定手順はこちらをご覧ください。
※スマートフォンアプリ／ブラウザ版も同様です。
▶承認時のイメージ
1.「申請・承認」タブ > 未承認の申請・精算伝票の一覧をクリック
2.未承認一覧から「申請との差異」が「あり」になっている伝票を確認
3.該当の伝票No.をクリックし、「申請と比較表示する」をクリック
4.事前申請と差異がある箇所が以下のように赤く表示される
活用事例
「差異の判定」機能によりチェック業務にかかる時間が導入前の約1/5まで削減！
【Before】
A社では、出張旅費、物品購入費、交際費に関して、事前申請が必須でした。
経理担当者は、これらの経費申請が事前申請内容と一致しているか確認するため、
1項目ずつ目視で確認を行っていました。確認作業には時間がかかり、
担当者の負担が大きいと課題がありました。
【After】
「差異の判定」機能の活用により、経理担当者は事前申請と事後清算の差異を
一目で確認できるため、1項目ずつ目視での確認が不要になり、確認作業の負担が軽減されました。
これにより、経理担当者のチェック業務にかかる時間が、
導入前の1/5の時間で確認作業が完了するようになりました。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
（記事ID：6251）
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