«完了»「電子帳簿保存法オプション」の保存形式指定対応及びその他仕様変更のご案内(5/16更新)
| ■2022年5月16日更新 |
| 本バージョンアップが完了しました。 |
【2022年3月24日掲載】
この度、以下の仕様変更を行います。
- 「電子帳簿保存法オプション」保存形式指定対応
- 「電子帳簿保存法オプション」PDFファイル差し替え対応
※「電子帳簿保存法オプション」は有料オプションです。
詳細について、先行してご案内いたします。
実施時期
【2022年4月28日追記】
実施時期：2022年5月15日(日)20:00～16日(月)7:00
※実施日が確定しましたら、実施日の2週間前にメールにてご連絡いたします。
※時期は変更になる可能性がございます。
変更内容詳細
▶「電子帳簿保存法オプション」保存形式指定対応
|
本仕様変更の背景 「スキャナ保存」と「電子取引」では、電子帳簿保存法における保存要件等が異なります。 |
「領収書/請求書」に「スキャナ保存」か「電子取引」かの保存形式を指定できるようになります。
指定方法は以下の2パターンです。
- 経理担当者等による保存形式の指定
- 申請者による保存形式の指定（スマホからのみ可能）
※経理担当者等の方は「管理」タブ > 「電子帳簿保存法」 > 「領収書/請求書管理」にて
保存形式の閲覧も可能です。
本仕様変更より前に登録されている「領収書/請求書」の保存形式は一律で「未指定」となります。
なお、保存形式の指定は電子帳簿保存法がシステムに求める要件ではないため、「未指定」での
保存に法的な問題はありません。
すでに登録されている「領収書/請求書」については下記「指定方法」に記載の手順で保存形式の
指定が可能ですので、必要に応じてご活用ください。「未指定」のままで運用することも可能です。
PC版からの申請者による保存形式の指定は、今回の仕様変更では行うことができません。
そのため、PC版から登録された「領収書/請求書」の保存形式は「未指定」となります。
必要に応じて経理担当者等が保存形式を指定してください。
申請者のログイン画面右上の「領収書/請求書」から保存形式を閲覧することはできません。
▶経理担当者等による保存形式の閲覧および指定
※「管理」タブ > 「電子帳簿保存法」 > 「領収書/請求書管理」の権限を持つユーザであれば
閲覧および指定が可能です。
・閲覧方法
「領収書/請求書管理」の検索条件ならびに検索結果画面に「保存形式」が追加されます。
・指定なし ：すべての保存形式（未指定も含む）が検索対象
・電子取引 ：保存形式が「電子取引」となっているデータのみが検索対象
・スキャナ保存：保存形式が「スキャナ保存」となっているデータのみが検索対象
・未指定 ：保存形式が「未指定」となっているデータのみが検索対象
※他の検索項目とのAND条件で検索が実行されます。
・指定方法
上記の検索画面から「閲覧」ボタンを押した閲覧画面にて指定が可能です。
・保存形式が「未指定」の場合
※一度保存形式を指定したのち、保存形式を「未指定」にすることはできません。
・保存形式が「電子取引」または「スキャナ保存」の場合
※保存形式を「未指定」にすることはできません。
▶申請者による保存形式の指定
申請者が領収書を登録または編集する際、保存形式を指定することが可能です。
「電子取引」または「スキャナ保存」のいずれかを選択する
ラジオボタンが表示されます。いずれかを選択し登録すると、
保存形式の指定が完了します。
※対象画面は以下です。（スマートフォンブラウザ版・スマートフォンアプリ）
・領収書/請求書【新規登録】
・領収書/請求書【編集】
※スマホアプリから領収書を撮影し登録した場合、
保存形式は自動的に「スキャナ保存」として保存され
ますので、右の画面は表示されません。
申請者による保存形式の指定はスマホからのみ行えます。
（スマートフォンブラウザ版、スマートフォンアプリともに可）
▶「電子帳簿保存法オプション」PDFファイル差し替え対応
承認者が、承認時に申請された伝票に紐づく「領収書/請求書」のPDFファイルを差し替えること
が出来るようになります。
これまでは、承認時に「領収書/請求書」のPDFファイルの不備に気付いた場合、
申請者に差戻し、再度領収書をアップロードしていただく必要がありました。
本機能により、申請者に差戻しすることなくPDFファイルを差し替えることが可能です。
なお、電子帳簿保存法の要件に従って運用する場合、PDFファイル差し替えが可能なケースは、
PDFファイル差し替え前後で領収書/請求書の原本が同一である場合のみです。
【例】
〇：ひどく手振れしており文字が読めない箇所があったため同じ原本の再スキャンを行い、
PDFファイルを差し替えた
〇：端が切れてしまっていて読めない箇所があったため同じ原本の再スキャンを行い、
PDFファイルを差し替えた
×：そもそも添付するべき領収書ではなかったため、別の領収書をスキャンし、
PDFファイルを差し替えた
→書類の添付間違いである場合は、PDFファイルの訂正には該当しないため、
これまでと同様に「差戻し」が必要です。
- PDFファイル差し替えはパソコン版からのみ可能であり、スマートフォンブラウザ・スマートフォンアプリからは
できません。 - PDFファイル差し替えができるタイミングは最終承認前の承認者による修正時のみとなり、
最終承認完了後に差し替えることはできません。 - 取引日付や、取引先名、金額などの情報の修正はできません。PDFファイルのみが差し替えの対象です。
2025年3月10日更新
承認時においても領収書／請求書の取引日付や、取引先名、金額などの情報の修正が
可能になりました。
（記事ID：7026）
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